Blog: Online-Meetings und Datenschutz

Die Corona-Pandemie verlangte anfangs eine möglichst rasche Etablierung alternativer Wege der innerbetrieblichen und überbetrieblichen Kommunikation. Eine überaus erfolgversprechende technische Möglichkeit, den Kontakt aufrecht zu erhalten, war die Umsetzung von Videokonferenz-Lösungen. Online-Meetings konnten sowohl im Bereich der standortübergreifenden Kooperation als auch bei der Arbeit im Home-Office die Aufrechterhaltung von betrieblichen Prozessen ermöglichen.

Datenschutzthemen hatten aber am Beginn der Corona-Krise nicht die oberste Priorität. Insbesondere für den Bereich des Home-Office sind aber auch Themen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes zu beachten. Dazu gehören die Gestaltung des Arbeitsplatzes, die Beachtung des Hintergrundes und der dort sichtbaren Informationen oder Personen, die Einhaltung von Vertraulichkeitsanforderungen, die Vermeidung von Bedienungsfehlern und damit einer unbeabsichtigten Veröffentlichung von vertraulichen Inhalten, aber auch der Schutz der betrieblichen Daten vor Einsichtnahme durch Familienangehörige.

Für die korrekte Einführung von Online-Meeting-Systemen im Lichte des Datenschutzes sind von den Verantwortlichen einige Aspekte zu beachten.

Wir haben uns in der EXPERTGRUPPEdie Rahmenbedingungen angesehen. Dazu gehören grundlegende Anforderungen, die sich aus der DSGVO ergeben, ebenso wie organisatorische, infrastrukturelle und technische Maßnahmen.

Vom Verantwortlichen sind die notwendigen Rahmenbedingungen für eine datenschutzgerechte Gestaltung von Online-Meetings zu schaffen. Zu den Aufgaben, die ihnen zufallen, gehören die Umsetzung von rechtlichen, organisatorischen und technischen Maßnahmen.

Wenn sie mehr dazu erfahren wollen, stehen wir für ein informelles Informationsgespräch sehr gerne zur Verfügung. Dabei erläutern wir insbesondere folgende Inhalte:

Aufgabenbereiche des Verantwortlichen bei der Einführung von Videokonferenzen

Kriterien bei der Auswahl eines Videokonferenz-Tools

Problembereiche bei Online-Meetings

Organisatorische Maßnahmen

Technischer Schutz – allgemein

• Basismaßnahmen

• Privacy by Design und Privacy by Default

Das verwendete Videokonferenz-Tool sollte dem Verantwortlichen möglichst viele Einstellungsmöglichkeiten geben, wobei aber auch darauf zu achten wäre, nicht sämtliche technischen Möglichkeiten auszureizen, damit den Grundsätzen der Zweckbindung und der Datenminimierung entsprochen werden kann.

Mag. Rudolf Urban, MSc
Unternehmensberater
Geprüfter Datenschutzexperte
Zertifizierter Datenschutzbeauftragter